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(画像は当社コンサルタントの遠藤が、
 Web会議でコンサルティングを提供している様子です)

皆さんこんにちは。
プライバシーザムライ中康二です。

新型コロナウイルスの感染が広がり、人と人が会うことがリスクに
なってきています。

そこで注目を集めているのが「Web会議」ですよね。
もともとSkypeが有名でしたが、今回はZoomが急に注目を集めています。

さて「Web会議に参加してください」と言われたらどうしたらいいのでしょうか?
いきなり主催者になるのでなくても、
参加者としては何を用意しておく必要があるのでしょうか?

Web会議のシステムにより、細かな違いがありますが、
まずは参加者として何を用意すればいいのか、
これについて、まとめてみたいと思います。

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必要なもの(1)マイク付きヘッドホン

何はなくともマイク付きヘッドホン。これに尽きます。

双方向で音声をやり取りするテレビ会議を行おうとすると、
最初にぶつかる壁が「ハウリング」です。

ピィ〜〜〜〜〜〜〜〜〜!

音が響くんですよ。

これを防ぐ一番簡単な方法が、マイク付きヘッドホンを用意することです。

ほとんどのスマホには、マイク付きヘッドホンが付属していると思います。
音楽を聞くのと同じようにそれを挿して、スマホでWeb会議に参加すれば、
ほぼハウリングすることはなくなります。
(ほとんどのWeb会議はスマホでも参加できます)

S__90923011
こんなのです(これは数年前のiPhoneに付属していたものです)。

ただし、パソコンで参加したいという方が多いと思います。

マイク付きヘッドホンが下記のようなヘッドホンジャックの形式のもので
お使いのパソコンが新しい場合には、そのマイク付きヘッドホン
そのままパソコンのヘッドホンジャックに挿すことで、
マイクとして使うことができる場合が多いです。
それであれば、これでパソコンでのWeb会議への参加がOKになります。

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(こういう端子をヘッドホンジャックと言います)

ただし、少し古いパソコンだとこのやり方でヘッドホンジャックに挿しても
マイクが使えない場合があります。
そういう場合はパソコン用USBヘッドセットを用意しましょう。

MM-HSUSB16W_MX
こんなのです。

これでもOKです。

このようにして、まずはマイク付きヘッドホンを用意します。

パソコン用USBヘッドセットの例
https://www.sanwa.co.jp/product/syohin.asp?code=MM-HSUSB16W

iPhoneに付属していたマイク付きヘッドホンの購入先
https://www.apple.com/jp/shop/product/MNHF2FE/A/earpods-with-35-mm-headphone-plug

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必要なもの(2)何も写っていない背景

Web会議を行う場合、通常はカメラで自分の顔を写さないといけません。

この時、背景も写り込んでしまいます。

自宅であれ、オフィスであれ、そこになにか大事な情報が書かれていた場合には、
それが相手に筒抜けになってしまいます。

ですから、何も写っていない背景が必要となります。

このページの冒頭の写真をもう一度よく見てください。
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後ろのキャビネットに白い紙が磁石でつけられています。
これ本当は白い紙じゃないんです。本当は会社の業績に関する
情報が掲示されているんです。
でも、それが写り込まないように裏返しにしているのです。

何も掲示されていない壁を背にするのがベストです。
また内容的に問題ないのであれば、本棚を背景にするのもありです。
とにかく、少しテストで写し出してみて、背景に問題がないかどうか、
予め確認しておきましょう。

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必要なもの(3)Web会議に参加するURL

Web会議は通常、特定のURLを主催者が発行し、
そのURLを開くことで、参加者は会議に参加できるようになっています。

ですから、主催者からWeb会議に参加するURLを教えてもらわなければなりません。

場合によっては、アプリケーションのダウンロードが必要な場合もあります。
ですから、教えてもらったURLを会議の前に開いてみて、
自分の顔が画面に映るところくらいまでは、
事前にテストしておくことをオススメします。

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Web会議に主催者としてではなく、あくまで参加者として参加する場合には、
まず上記の3つがあればなんとかサマになると思っておいてください。

下記のページには、Web会議の達人からのメッセージが載っています。
心構えにも触れられていますので、ご一読をオススメします。
https://www.businessinsider.jp/post-207808
(野本さんもマイク付きヘッドホンをずっと使っていることに注目してください)

また、主催者として配信する場合は、もっと様々なことに注意を払う必要があります。
下記の情報などを参考にしてみてください。
https://drive.google.com/file/d/1hNTRmQqChjopLb6xZtRUpKu_cJrzCEgf/view
http://redbuller.hatenablog.com/entry/2020/03/28/022605

最後になりますが、一つだけ申し上げたいのは、
「在宅勤務にWeb会議は必須ではない」ということです。

組織を回すことだけを考えると、むしろメール/チャット/電話を使いこなす
方向性で考えたほうがうまくいくと思います。

ただし、定例ミーティングなどはWeb会議を使うことになると思いますし、
商談など社外の方とのコミュニケーションにはWeb会議が欠かせなくなると思っています。

今の状況の中で、この情報が皆さんの参考になればと思います。

(参考記事)
プライバシーマーク・ISMS取得企業が在宅勤務する時の注意事項
〜新型コロナウイルス対策としてのリモートワーク〜
http://www.pmarknews.info/Information_security/52118615.html





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