プライバシーマーク・ISMSナビ

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2021年06月

押印欄

皆さんこんにちは。
プライバシーザムライ中康二です。

リモートワークの活用が広がるにつれて、
プライバシーマークやISMSの運用記録についても、
紙を原本とするのではなく、電子ファイルを原本として
そのまま運用したいとお考えの方が多いと思います。

しかし、実際にはどのようにすればいのでしょうか?
担当者印、承認印などの「押印欄」はどうするべきなのでしょうか?
このあたり、お悩みの方が多いと思いますので、今回は当社で実践し、
お客様にもオススメしている簡便な方法をご紹介したいと思います。

答えとしては、下記のようになります。
(1)エクセルやワードなど、記録を作成するのに使用するファイル
そのものを原本とする。(別途PDFを作成したりしない)
(2)押印欄をそのまま残し、そこに氏名と日付を入力することで押印に代える。

※そうすると、上記のタイトル画像のようになります。

え?それだけでいいの?とお感じの方もおられると思いますが、
プライバシーマークやISMSの審査において、
この方法では不足すると指摘を受けたことは私の知る限りありません。
(もちろん審査員が何を言うかは分かりませんから保証はできませんけどね)

この方式の場合、押印の場合と異なり、
代理で入力することも容易になりますから、
確かに運用が形骸化するという危険性はあります。

しかし、PMS/ISMS文書は、やはり会社の公式文書ですから、
野放図な運用は許されません。
しっかりとその人にキーボード操作していただいて、
名前と日付を入力していただくことを徹底していただきたいと思います。

この情報が皆様にとって何かの参考になればと思います。

また、役立つ情報があれば、皆様にシェアいたしますね。


個人情報保護委員長
(画像は朝日新聞Webサイトより)

皆さんこんにちは。
プライバシーザムライ中康二です。

5月に国会で成立したデジタル改革関連法により、
監督範囲が行政機関や自治体のの個人情報の取り扱いにも拡大された
個人情報保護委員会の丹野委員長が、朝日新聞の取材に答えて
「忖度せず厳しい姿勢でのぞむ」と発言しました。

https://digital.asahi.com/articles/ASP6876MDP67ULFA01H.html

(私のコメント)
丹野委員長は、全国消費生活相談員協会理事長を経て、
2019年に個人情報保護委員会委員長に就任されました。

個人情報保護委員会は、その責任範囲がどんどん拡大しており、
社会的意義も大きくなってきています。
個人情報の取り扱いに関して「利活用の促進」と
「個人の権利利益の保護」をどのようにバランスを取るのか、
今後も注目していきたいです。

また、新しい情報が入りましたら、皆様にシェアいたしますね。

個人情報保護法ガイドライン改正の概要
(画像はe-govパブリックコメントWebサイトより)

皆さんこんにちは。
プライバシーザムライ中康二です。
(オプティマ・ソリューションズ株式会社・代表取締役) 

2022年4月1日に施行される個人情報保護法の改正に向けて、個人情報保護委員会は、ガイドラインの見直し案を取りまとめ、パブリックコメントを実施しています。

今回の改正には、
・保有個人データの「6ヶ月以上保有」の条件を廃止
・利用停止、消去、第三者提供の停止の請求が認められる条件を拡大
・オプトアウト規定で提供できる個人情報の制限を強化
・個人情報の不適正な利用の禁止
・漏えい等の個人情報保護委員会への報告と本人通知の義務化
・「仮名加工情報」の創設
・「個人関連情報」の第三者提供の制限
・外国事業者も報告徴収/命令/立入検査の対象に含める
・本人同意を根拠に外国の事業者に移転する場合の、移転先の国名などの情報提供
などの内容が盛り込まれており、これらについての詳細がガイドライン案で確認できます。

なお、来年4月に施行される際には、今年5月の国会で成立したばかりの2021年改正(官民の個人情報保護法の一元化)も同時に施行されると思われますが、これらについては後追いでガイドラインなどが出てくるものと思われます。

https://public-comment.e-gov.go.jp/servlet/Public?CLASSNAME=PCMMSTDETAIL&id=240000069&Mode=0

(私のコメント)
このガイドラインの内容を含み、来年4月に施行される個人情報保護法の改正についてPマーク/ISMS担当者勉強会でご説明いたします。関心をお持ちの方は是非ご参加ください。
(7月14日にリモート開催いたします)

https://www.pmarknews.info/event/52142566.html

また、新しい情報が入りましたら、皆様にシェアいたしますね。

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